Informationstext för rekrytering

Det är viktigt för oss, Mäklarhuset Real Estate Sweden AB, org. nr. 556552-1381, Vädursgatan 6, 412 50 Göteborg som (”Mäklarhuset”, ”vi", "oss") att du som deltar på ett rekryteringsevent eller annan extern aktivitet, är en kandidat som antingen vi kontaktar eller som tar kontakt med oss via vår hemsida eller som använder vår rekryteringstjänst ("Kandidat", ”dig”, ”du”) är säker på, och är informerad, om hur vi hanterar dina personuppgifter. Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen som Mäklarhuset använder ("Tjänsten") drivs av Teamtailor på uppdrag av oss. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Vi behandlar, hanterar, använder och skyddar Kandidaters personuppgifter i enlighet med denna informationstext för rekrytering ("Informationstext").

1. Vi som behandlar dina personuppgifter

Mäklarhuset är personuppgiftsansvarig för den personuppgiftsbehandling som framgår av Informationstexten. Kandidaters personuppgifter behandlas främst med syftet att hitta rätt kandidater och rekrytera anställda till vår verksamhet se mer om ändamålen för behandlingen längre ner under avsnitt 3.

2. Vilka personuppgifter behandlar vi?

Kandidater som registrerar sig i Tjänsten

Vi ansvarar för behandlingen av de personuppgifter som du bidrar med till Tjänsten, eller för de personuppgifter som vi på andra sätt samlar in med avseende på Tjänsten.

Personuppgifter som du lämnar till oss

Vi samlar in personuppgifter från dig, när du som Kandidat;

• gör en ansökan till oss via Tjänsten eller på annat sätt lägger till personuppgifter om dig själv personligen eller genom att använda en tredje part, t. ex. Facebook eller LinkedIn;

• använder Tjänsten för att ansluta till vår personal, genom att lägga till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part, till exempel Facebook eller LinkedIn;

• tillhandahåller identifierbara uppgifter i chatten (som tillhandahålls via den webbplats som använder Tjänsten) och sådana uppgifter som är relevanta för ansökningsförfarandet.

Om du blir inkluderad i en rekryteringsprocess kan vi komma att samla in ytterligare personuppgifter av dig än vad du tillhandahållit enligt ovan. Personuppgifter som du lämnar till oss enligt ovan och som vi behandlar i Tjänsten samt genom ett rekryteringsförfarande kan t.ex. vara ditt namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personnummer, CV, personligt brev, tidigare och nuvarande yrke, referenser om dig, bild, video, Facebookprofil med ditt visade innehåll, Linkedinprofil med ditt visade innehåll, information om registrering, säljstatistik och utannonserade objekt (för fastighetsmäklare), utmärkelser, genomförda utbildningar, andra meriter, resultat från personlighetstester samt eventuella anteckningar från intervjusamtal med dig. Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och behandlas.

Personuppgifter om dig som vi får från annan

Vi kan samla in data från tredje part, som Facebook, Linkedin, Hitta Mäklare och andra källor med information om dina tidigare erfarenheter inom mäklarbranschen. Detta kallas "Sourcing" och utförs manuellt av våra anställda eller automatiskt i Tjänsten. Om du blir en kandidat för Sourcing är du Kandidat i enlighet med denna Informationstext och vi kommer informera dig om behandlingen i samband med att vi samlar in personuppgifterna.

I vissa fall kan befintliga anställda göra rekommendationer om potentiella kandidater. Sådana anställda kommer att lägga till personuppgifter om potentiella kandidater. I de fall detta görs anses den potentiella arbetssökanden vara Kandidat inom ramen för denna Informationstext och kommer att informeras om behandlingen.

Personuppgifter som vi kan samla in från annan om dig kan t.ex. vara ditt namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, tidigare och nuvarande yrke, information om registrering, säljstatistik och utannonserade objekt (för fastighetsmäklare), utmärkelser, andra meriter, referenser om dig, bild, Facebookprofil med ditt visade innehåll, Linkedinprofil med ditt visade innehåll och genomförda utbildningar.

Kandidater som ansluter sig till oss via hemsidan

Personuppgifter som du lämnar till oss

Du har möjlighet att ”Connecta” med oss via får hemsida www.maklarhuset.se (”Sajten”) innan du läggs in i Tjänsten enligt punkten ovan. Personuppgifter som du lämnar till oss genom att Connecta är t.ex. namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, CV och annan information om dig som du väljer att bifoga.

Kandidater som vi träffar på externa aktiviteter (middagar, event etc.)

Personuppgifter som du lämnar till oss
Det kan vara så att vår första kontakt är på en arbetsmarknadsmässa, en middag eller ett annat event. När vi träffar dig via en extern aktivitet, och du inte ligger inlagd i Tjänsten ännu, kan vi samla in personuppgifter från dig för att sedan lägga in dessa i Tjänsten i samband med att vi ger dig information om behandlingen. De personuppgifter som du lämnar till oss kan t.ex. vara namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, CV, pågående eller avklarad utbildning, tidigare och nuvarande yrke, information om registrering, säljstatistik och utannonserade objekt (för fastighetsmäklare), utmärkelser, och annan information som du tillhandahåller oss vid den externa aktiviteten.

Övrig information

Personuppgifter som behandlas för aggregerad analys eller marknadsundersökning görs alltid oidentifierbara. Sådana personuppgifter kan inte användas för att identifiera en viss Kandidater. Sådana personuppgifter anses därför inte vara personuppgifter.

3. Varför behandlar vi dina personuppgifter och vilken laglig grund har vi för behandlingen?

Kontakt med dig, upprätthållande av denna samt marknadsföring av oss

Vi samlar in och behandlar namn, adress, mobil-och telefonnummer och e-postadress om dig för att kunna kommunicera med dig och upprätthålla kontakten med dig. Vi använder även din e-postadress och ditt namn för att skicka marknadsföring till dig kopplat till rekrytering. Laglig grund för den här behandlingen av personuppgifter är vårt berättigade intresse att ta kontakt med dig, kommunicera i rekryteringssammanhang samt marknadsföra aktuella tjänster. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra intressen.

Dina kontaktuppgifter enligt ovan behandlar vi så länge du är aktiv i Tjänsten och ett år därefter. Om du blir anställd hos oss behandlar vi dina kontaktuppgifter under hela anställningen och ett år därefter.

Bedömning och urval i rekrytering samt genomförande av processen

Vi samlar in och behandlar namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personnummer, CV, personligt brev, tidigare och nuvarande yrke, referenser om dig, bild, video, Facebookprofil med ditt visade innehåll, Linkedinprofil med ditt visade innehåll, genomförda utbildningar, information om registrering, säljstatistik och utannonserade objekt (för fastighetsmäklare), utmärkelser, andra meriter, eventuellt resultat från personlighetstester samt anteckningar från intervjusamtal med dig för att kunna bedöma om du är relevant för en specifik tjänst, göra urvalet om vilka Kandidater vi går vidare i processen med samt som vi anställer. Vi behöver även behandla dessa personuppgifter om dig för att kunna administrera och genomföra rekryteringsprocessen vilket kan vara att vi kartlägger kandidater och tar kontakt med dig för att du är intressant för en specifik tjänst, lägger in dina uppgifter i Tjänsten, kallar dig till intervjusamtal eller meddelar dig om att du antingen fått en tjänst eller inte.

Dessa personuppgifter behandlar vi om dig under rekryteringsprocessen. Om du inte invänder sparar vi även dessa personuppgifter i ett år efter rekryteringsprocessen för eventuella kommande tjänster.

Om du är Kandidat i en rekryteringsprocess kommer vi även behandla namn, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, CV, personligt brev, tidigare och nuvarande yrke, referenser om dig, genomförda utbildningar, information om registrering, säljstatistik och utannonserade objekt (för fastighetsmäklare), utmärkelser, andra meriter, eventuellt resultat från personlighetstester samt anteckningar från intervjusamtal med dig för att kunna bemöta, försvara och administrera eventuella diskrimineringsanspråk. Detta gör vi i två år från att vi tog beslutet om vem som skulle anställas i den rekryteringsprocess som du var delaktig i.

Laglig grund för behandlingarna som framgår ovan är att den är nödvändig för ändamål som rör Mäklarhusets berättigade intresse. Kontakta oss om du vill veta mer om hur vi har balanserat dina intressen mot våra intressen.

Om du blir anställd hos oss

Om du blir anställd efter en rekryteringsprocess kommer vi behandla flera av dina personuppgifter även under anställningen. Om du blir anställd kommer vi även behöva samla in och behandla ytterligare personuppgifter om dig vilket du då får information om genom vår informationstext för anställda.

Godkännande från dig
Även om vi baserar den mesta personuppgiftsbehandlingen i Informationstexten på vårt berättigade intresse ger vi Kandidater möjlighet att godkänna behandlingen av personuppgifter med Mäklarhusets ändamål att hantera rekrytering. Kandidater får möjlighet att godkänna att personuppgifter samlas in via Tjänsten, när Kandidater;

• gör en ansökan via Tjänsten, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredje part som Facebook eller Linkedin, och att Mäklarhuset kan använda externa sourcing-verktyg för att lägga till ytterligare information; och

• använder Tjänsten för att ansluta till Mäklarhusets rekryteringsavdelning, och lägger till personuppgifter om sig själv personligen eller genom att använda en tredjepartskälla som Facebook eller LinkedIn.

Kandidater får också möjlighet att godkänna att Mäklarhuset samlar in offentligt tillgänglig information om Kandidaten från Facebook och Linkedin och sammanställer den för användning i rekryteringsändamål.

Vi använder ditt godkännande i vår intresseavvägning till behandlingen. Om Du inte väljer att godkänna behandlingen kan det medföra att inte vårt intresse av att behandla dina personuppgifter väger tyngre än ditt intresse till skydd för dina personuppgifter. Om du inte väljer att godkänna behandlingen kan det därför innebära att du inte kan ansöka om ett visst jobb eller på annat sätt använda Tjänsten då vi inte kommer ha rätt att behandla dina personuppgifter.

4. Mer om hur länge personuppgifterna behandlas
Vi behandlar bara dina personuppgifter så länge som det finns ett behov av att bevara dem, för att fullgöra de ändamål som uppgifterna lämnades eller samlades in för. Så länge du inte skriftligen invänder mot vår behandling av dina personuppgifter kommer personuppgifterna att lagras och behandlas av oss i enlighet med avsnitt 3 ovan. Om du som Kandidat önskar att dina personuppgifter inte längre ska behandlas av oss för exempelvis framtida rekrytering, ber vi dig kontakta oss med hjälp av kontaktuppgifterna i avsnitt 11 nedan.

Dina personuppgifter kan komma att sparas under längre tid än vad som anges ovan om det behövs för att följa rättsliga krav eller myndighetsbeslut.

5. Överföring av personuppgifter till tredje parter

Andra mottagare av personuppgifter

Vi kommer inte sälja eller överföra Kandidaters personuppgifter till tredje parter.

Vi kan dock komma att överföra personuppgifter så som t.ex. namn, adress, mobil-och telefonnummer, e-postadress, födelsedatum, personnummer, IP-adress, bild, information om registrering (för fastighetsmäklare) samt eventuell information om en specifik händelse till;

• våra leverantörer och underleverantörer, i deras roll som personuppgiftsbiträden och underbiträden, enligt våra instruktioner, för tillhandahållandet av Tjänsten;

• myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och

• myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.

Mäklarhuset kan även komma att dela vissa eller samtliga av dina personuppgifter som vi har tillgång till enligt avsnitt 2 för att tillåta en fusion, ett förvärv eller en försäljning av alla, eller delar av, Mäklarhusets tillgångar.

Vi överför endast Kandidaters personuppgifter till tredje parter som vi har förtroende för. Vi väljer noga partners för att se till att Kandidaters personuppgifter behandlas i enlighet med gällande personuppgiftslagstiftning. Vi samarbetar med följande kategorier av personuppgiftsbiträden; Teamtailor, som tillhandahåller Tjänsten, server- och hostingföretag, företag för e-postutskick, företag för videobearbetning, företag för informationssökning, analytiska serviceföretag och andra företag med koppling till tillhandahållandet av Tjänsten.

Överföringar utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES, men i vissa situationer kan vi komma att behöva överföra dina personuppgifter till samarbetspartners eller tjänsteleverantörer som befinner sig utanför EU/EES (så kallade ”tredje länder”). De tredje länder som vi överför personuppgifter till är Thailand, Israel och USA. Överföring sker vid bildbehandling, när vi tar fram statistik i vår verksamhet eller använder översättningsverktyg.

Oavsett var dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga kontraktuella, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är likvärdig den som gäller inom EU/EES. Vi ser alltid till att det finns en överföringsmekanism på plats, oftast är det EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Vi vidtar även ytterligare tekniska och organisatoriska skyddsåtgärder när detta behövs, såsom kryptering och pseudonymisering.

6. Säkerhet

Vi prioriterar den personliga integriteten och arbetar därför aktivt för att Kandidaters personuppgifter behandlas med största försiktighet. Vi vidtar de åtgärder som rimligen kan krävas för att säkerställa att Kandidaters personuppgifter behandlas säkert och i enlighet med denna Informationstext och GDPR.

Överföring av information via internet och mobila nätverk, kan dock aldrig ske helt riskfritt. Det är därför viktigt att Kandidater tar ansvar för att säkerställa att dennes uppgifter skyddas vid överföringen. Det åligger även Kandidater att tillse att dennes inloggningsuppgifter hålls hemliga.

7. Aggregerad data (icke identifierbara personuppgifter)

Vi kan komma att dela aggregerad information till tredje part. Den aggregerade informationen har i ett sådant fall sammanställts från information som samlats in genom Tjänsten och kan exempelvis bestå av statistik över internettrafik eller det geografiska läget för användandet av Tjänsten. Aggregerad information innehåller inte någon information som kan härledas till viss individ och utgör därmed inte personuppgifter.

8. Cookies

När Kandidater använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Kandidatens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Kandidatens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Kandidatens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten.

Kandidater kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Kandidatens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga. Informationen som inhämtas från cookies kan utgöra personuppgifter och du kan läsa mer om behandlingen i vår Cookie Policy.

9. Dina rättigheter

När vi behandlar dina personuppgifter har du vissa rättigheter enligt lag. Du hittar mer information om dessa rättigheter nedan. Om du vill utöva någon av dina rättigheter ber vi dig kontakta oss på kontaktuppgifterna som anges nedan under avsnitt 11.

För att du ska kunna utöva dina rättigheter behöver vi kunna identifiera dig på ett säkert sätt. Det handlar om att obehöriga inte ska ges möjlighet att ta del av eller ändra dina uppgifter. Vi återkommer till dig så snabbt vi kan, och senast inom en månad, från att vi tagit emot din begäran. Om vi inte kan besvara din förfrågan eller behöver mer tid på oss, kommer vi att förklara varför.

Rätt till information och tillgång

Du har rätt att få veta om vi behandlar personuppgifter om dig eller inte. Om vi gör det har du också rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar och hur vi behandlar dem. Du har rätt att få en kopia på de personuppgifter vi behandlar om dig i ett vanligt förekommande elektroniskt format, samt få tillgång till personuppgifterna med följande information:

• behandlingens ändamål,
• de kategorier av personuppgifter som behandlas,
• mottagare av personuppgifter (särskilt om sådana är belägna utanför EU/EES),
• den tid under vilken personuppgifterna behandlas,
• information om de rättigheter som återges häri,
• information om källan från vilken personuppgifterna har samlats in, samt
• om det förekommer automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering.

Om du är intresserad av vissa specifika uppgifter ber vi dig att ange det i din begäran. Du kan t.ex. specificera om du är intresserad av en viss typ av uppgifter (t.ex. vilka kontakt- och identitetsuppgifter vi behandlar om dig), eller om du vill ha information om uppgifter från en viss tidsperiod.

Rätt till rättelse

Om några av de personuppgifter vi behandlar om dig är felaktiga har du rätt att få dem rättade. Du har också rätt att komplettera ofullständiga personuppgifter med ytterligare information som behövs för att uppgifterna ska vara korrekta.

När vi har rättat dina personuppgifter, eller kompletterat dem med ny information, kommer vi informera de som vi har lämnat ut dina uppgifter till om de uppdaterade uppgifterna, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du begär det, kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

Om du begär rättelse har du också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina uppgifter under tiden vi utreder frågan.

Om du har registrerat ett konto i Tjänsten så har du alltid möjlighet att uppdatera dina kontaktuppgifter i inställningarna på din profil.

Rätt att invända mot vår personuppgiftsbehandling

Du har rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter som sker med stöd av vårt berättigade intresse. Om du invänder mot behandlingen kommer vi, utifrån din särskilda situation, utvärdera om våra intressen att behandla uppgifterna väger tyngre än dina intressen av att uppgifterna inte behandlas för det ändamålet. Om vi inte kan visa avgörande berättigade skäl som väger tyngre än dina kommer vi sluta med den behandling som du invänder mot – förutsatt att vi inte måste behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

Om du invänder mot behandlingen har du också rätt att begära begränsning under den tid vi utreder frågan. Avseende direktmarknadsföring har du alltid rätt att invända, och därmed avregistrera dig från, sådan behandling.

Rätt till radering

Du har i vissa fall rätt att begära att vi raderar de personuppgifter vi har registrerade om dig. Du har rätt att få dina uppgifter raderade om:

• a) Uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in,
• b) Du motsätter dig behandling av uppgifterna som sker med stöd av vårt berättigade intresse och vi inte kan visa att våra skäl till behandlingen väger tyngre än dina intressen,
• c) Uppgifterna har använts olagligt, eller
• d) Radering krävs för att uppfylla en rättslig förpliktelse.

Om vi raderar dina uppgifter efter att du har begärt det kommer vi också informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till om raderingen, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

Rätt att begära begränsning

Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att de i framtiden bara får behandlas för vissa avgränsade syften.

Rätten till begränsning gäller:

• a) När du anser att uppgifterna är felaktiga och du har begärt rättelse. Då kan du även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden vi utreder om uppgifterna är korrekta eller inte,
• b) Om behandlingen är olaglig och du inte vill att uppgifterna ska raderas,
• c) När vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål som vi samlade in dem, men du behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, eller
• d) Om du har invänt mot behandlingen. Då kan du begära att vi begränsar behandlingen medan vi utreder om vårt intresse av att behandla dina uppgifter väger tyngre än dina intressen.

Även om du har begärt att vi begränsar behandlingen av dina uppgifter har vi rätt att använda dem för lagring, för att göra gällande eller försvara rättsliga anspråk eller för att skydda någons rättigheter. Vi får också behandla uppgifterna för skäl som rör ett viktigt allmänintresse.

När begränsningen upphör kommer vi att informera dig om detta.

Om vi begränsar behandlingen av dina uppgifter kommer vi också informera dem som vi har lämnat ut uppgifterna till om begränsningen, förutsatt att det inte är omöjligt eller för besvärligt. Om du ber oss, så kommer vi också berätta för dig vilka vi har lämnat ut dina uppgifter till.

Rätt till dataportabilitet

Dataportabilitet innebär att du har rätt att få ut de uppgifter som vi har samlat in om dig, från dig, i ett strukturerat, allmänt tillgängligt och maskinläsbart format och att du har rätt att överföra detta till en annan personuppgiftsansvarig.

Rätten till dataportabilitet gäller bara:

• a) För uppgifter som har samlats in om dig,
• b) Om användningen sker för att fullgöra ett avtal med dig, och
• c) Uppgifterna inte är i pappersformat.

Automatiserat beslutsfattande

Inget automatiserat beslutsfattande (inkluderat profilering) genomförs.

Rätt att lämna in klagomål

Om du har frågor om vår behandling av dina personuppgifter, vill utöva någon av dina rättigheter eller har klagomål på behandlingen så är du välkommen att kontakta oss via våra kontaktuppgifter i avsnitt 11.

Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) är svensk tillsynsmyndighet för vår användning av dina personuppgifter. Om du är missnöjd med vår användning av dina personuppgifter kan du också vända dig till IMY med klagomål. Du har även rätt att ge in ett klagomål på vår personuppgiftsbehandling till den tillsynsmyndighet i det land där du har din hemvist eller arbetsplats, eller i det land där behandlingen av personuppgifter som du är missnöjd med har utförts.

Du alltid rätt att framföra klagomål avseende behandlingen av dina personuppgifter till:

Integritetsskyddsmyndigheten

Box 8114

104 20 Stockholm

imy@imy.se

10. Ändringar

Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till Informationstexten. Den senaste versionen av Informationstexten kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten. En ny version anses vara kommunicerad till Kandidaterna när Kandidater antingen har fått ett e-postmeddelande som informerar om den nya versionen (med den e-postadress som Kandidaten angett) eller när Kandidaten annars informeras av den nya Informationstexten.

Informationstexten uppdaterades senast den 21 december 2022.

11. Kontakt

För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, kan du kontakta oss via följande kontaktuppgifter;

• via e-post info@maklarhuset.se,
• via våra lokala mäklarkontor vars kontaktuppgifter du finner på https://www.maklarhuset.se/maklare, eller
• genom att skriva brev till eller besöka oss på Vädursgatan 6, 412 50 Göteborg.